Una tabella Pivot è essenzialmente un modo per estrarre i dati e presentarli in una forma leggibile. Le tabelle pivot sono un ottimo modo per interrogare i dati e creare tabelle di informazioni che possono essere aggiornate quando i dati grezzi cambiano!
Esempio di funzionamento: è necessaria una tabella che mostri quanto segue:
- Quante posizioni (FTE effettive) hai in totale
- Ripartito per titolo di posizione
- Ripartiti per stato di occupazione (Perm/Temp/Casual)
Una volta che hai i dati grezzi, crei la tabella pivot sui tuoi dati grezzi:
- Dalla barra degli strumenti seleziona Dati > Report tabella pivot e grafico pivot…
- Fare clic su Avanti
- Verifica che i dati che desideri includere nella tabella pivot siano evidenziati nel Gamma
- Fare clic su Avanti
- Se vuoi che la tua tabella pivot appaia in un nuovo foglio di lavoro (scheda), fai clic su Fine. Altrimenti, se desideri che appaia nello stesso foglio di lavoro (cioè - sotto i dati) fai clic su Foglio di lavoro esistente e seleziona la prima cella dopo i dati, quindi fai clic su Fine
Dovrebbe apparire lo scheletro della tabella pivot.
Se l'elenco dei campi della tabella pivot (mostrato a destra, sopra) non è visualizzato, sarà necessario aprirlo:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra degli strumenti (in un punto qualsiasi del quadrato sottostante):
- Selezionare Tabella pivot.
- Clic Mostra elenco campi
- I campi dovrebbero ora essere visualizzati e puoi trascinare la casella verso destra per bloccarla in posizione.
- Trascina i seguenti campi nelle aree: AREA FILTRO NASCOSTO: Nessuno
AREA SEPARATORE COLONNA: Tipo di posizione
AREA SEPARATORE FILA: Titolo della posizione
AREA DATI BASE: ETP effettivo
- Per modificare il campo base in una somma, fai clic con il pulsante destro del mouse sul campo (cerchiato di seguito):
Selezionare Impostazioni del campo…
Selezionare Somma.
Clic Numero…
Selezionare Numero e 2 decimali quindi fare clic su OK.
I dati dovrebbero essere cambiati in decimali.
- Per riordinare le colonne del tipo di posizione: fare clic con il pulsante destro del mouse su Casual > Ordine > Sposta alla fine
Ora hai la tua tabella finita con le colonne in ordine di Permanente, Temporaneo, Casuale.
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Il passaggio successivo consiste nel trascinare i campi necessari nelle aree della tabella per creare la tabella. La struttura della tabella pivot è la seguente:
Utilizzo tipico delle aree:
AREA FILTRO NASCOSTA: Filtro delle posizioni finanziate in modo ricorrente
AREA SEPARATORE COLONNA: Tipo di posizione, tipo di impiego, base occupazionale, classificazione
AREA SEPARATORE FILA: Unità organizzative, posizioni, titoli delle posizioni
AREA DATI BASE: Organico, FTE
La tabella pivot dovrebbe assomigliare a questa:
Si noti che i dati di base sono impostati per impostazione predefinita su "Count of Actual FTE". Ciò significa che ogni posizione è stata conteggiata come 1 irrilevante del valore FTE. Se il campo base fosse Headcount, questo sarebbe corretto (poiché tutti i valori sarebbero 1), tuttavia si tratta di valori FTE e richiedono una somma, non un conteggio.
In questi due tutorial (due parti) imparerai alcuni suggerimenti interessanti sulle tabelle pivot:
1) Per riempire i valori vuoti con zeri:Fare clic con il tasto destro del mouse sul campo dei dati di base (cerchiato sotto)
Selezionare Opzioni tabella… Digita 0 nelle celle vuote, mostra (cerchiato sotto)
Fare clic su OK.
La tabella pivot ora dovrebbe aver sostituito gli spazi vuoti con zeri.
2) Per nascondere la colonna Totali:
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo dei dati di base ("Sum of Actual FTE" mostrato sopra)
Selezionare Opzioni tabella… Deseleziona Totale complessivo per righe (cerchiato sotto)
La colonna dei totali dovrebbe ora essere stata rimossa.
3) Per aggiungere un filtro nascosto alla tabella pivot:Trascina il campo che contiene il filtro nell'area del filtro dei dati nascosti (ad es. - Livello unità organizzativa 04)
Fare clic sulla freccia giù per selezionare il filtro dell'unità organizzativa. Seleziona il filtro richiesto (es - Sport e tempo libero)
La tabella pivot ora mostra solo quelle posizioni nell'unità organizzativa di livello 04, Sport e ricreazione.
4) Per mostrare solo i titoli delle posizioni selezionate:
Fare clic sulla freccia giù per selezionare il Titolo della posizione filtro
Per facilitare la selezione, trascina l'elenco verso l'esterno in modo che siano visibili più posizioni
Se ci sono molti valori nell'elenco e ne vuoi solo alcuni, inizia deselezionando Mostra tutto (mostrato sotto) per deselezionare tutti i valori
Seleziona le posizioni che desideri mostrare nella tabella. (es - Atleti e Dirigenti)
Fare clic su OK
La tabella pivot ora dovrebbe contenere solo atleti e dirigenti.
5) Per mostrare le percentuali del tipo di posizione per ogni posizione:
Fare clic con il tasto destro del mouse sul campo dei dati di base (in questo caso "Sum of Actual FTE")
Selezionare Impostazioni del campo…
Clic Opzioni > >
Selezionare % di riga per Mostra dati come
Fare clic su OK.
Nota: In questa lista ci sono anche opzioni per % di colonna e % di totale con quest'ultimo molto utile.
La tabella pivot ora mostra le percentuali ma potrebbero esserci valori di errore per le righe che non hanno posizioni (poiché non puoi dividere per zero!).
6) Per rimuovere gli errori dalla tabella pivot:Fare clic con il tasto destro del mouse sul campo dei dati di base (in questo caso "Sum of Actual FTE")
Selezionare Opzioni tabella…
accedere 0 nel Per i valori di errore, mostra scatola
Fare clic su OK.
Tutti gli errori dovrebbero ora essere sostituiti da zeri.
